Tietosuojaseloste – Compass Me ry-jäsenrekisteri

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) artiklat 12, 13 ja 14.

Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti toimintaamme ja palveluitamme. Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutokset voivat liittyä esimerkiksi palveluiden sisältöön, tietojenkäsittelyn tapoihin tai lainsäädännön muutoksiin.

Jos muutokset ovat olennaisia, ilmoitamme niistä verkkosivustolla ja/tai olemalla sinuun yhteydessä muulla tarkoituksenmukaisella tavalla.

Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön aika ajoin, jotta pysyt ajan tasalla mahdollisista muutoksista.

Muutokset:

13.08.2025 – ensimmäinen versio julkaistu

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Compass Me ry

Kotipaikka: Helsinki

Y-tunnus: 3534747-7

Osoite: Laivalahdenkaari 19 B 38, 00810 Helsinki

Sähköposti: toimisto@compassme.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Nimi: Tatjana Jaff

Sähköposti: toimisto@compassme.fi

Rooli: Vapaaehtoinen, tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

3. Rekisterin nimi

Compass Me -jäsenrekisteri ja yhteydenpitorekisteri

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Jäsenyyden hallinta
    • jäsenrekisterin ylläpito
    • yhteystietojen hallinta
    • jäsenmaksuihin ja jäsenetuihin liittyvien asioiden hoitaminen
  2. Viestintä ja tiedottaminen
    • uutiskirjeiden lähettäminen
    • tapahtumakutsut, webinaari-ilmoitukset ja muu ajankohtainen viestintä
    • tiedotteet jäsenyyteen ja Compass Me:n toimintaan liittyvistä asioista
  3. Vapaaehtoistoiminnan koordinointi
    • vapaaehtoisten yhteystietojen hallinta ja yhteydenpito
    • tehtävä- ja koulutusviestintä vapaaehtoisille
  4. Palveluiden ja toiminnan kehittäminen
    • kyselyt ja palautteen kerääminen
    • osallistumistilastojen ja trendien analysointi
    • kehittämistoimet ja mahdolliset tutkimukset, jotka liittyvät Compass Me:n omaan toimintaan
  5. CV-rakennuspalvelu ja työnhaun tuki
    • henkilön antamien tietojen kerääminen CV:n laatimiseksi
    • ansioluettelon rakentaminen ja muokkaaminen hakijan puolestatyönhakuun liittyvä neuvonta ja tuki
    • mahdollinen yhteydenpito hakijan ehdottamaan työnantajaan, jos hakija antaa siihen luvan
  6. Yhteistyö ja verkostoituminen 
    • yhteistyömahdollisuuksien kartoittaminen ja hallinta 
    • yhteydenpito henkilöihin ja organisaatioihin, jotka haluavat tarjota palveluita maahanmuuttajille Compass Me:n kautta 
    • ehdotusten ja ideoiden vastaanottaminen sekä niiden arviointi Compass Me:n toiminnan kehittämiseksi 

4A. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin seuraavasti:

Oikeutettu etu (GDPR 6.1.f): Henkilötietoja voidaan käsitellä yhdistyksen viestinnän ja toiminnan kehittämiseksi, esimerkiksi tapahtuma- ja koulutuskutsujen lähettämiseksi jäsenille ja vapaaehtoisille. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä.

Suostumus (GDPR 6.1.a): Kun henkilö liittyy jäseneksi, tilaa uutiskirjeen, osallistuu tapahtumaan, ilmoittautuu vapaaehtoistoimintaan tai antaa tietonsa CV-palvelua varten, käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Sopimus (GDPR 6.1.b): Tietojen käsittely on tarpeen jäsenyyden, vapaaehtoistoiminnan tai muun sovitun palvelun toteuttamiseksi.

Lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1.c): Joitakin tietoja käsitellään kirjanpitolain ja muun pakottavan lainsäädännön perusteella.

5. Rekisteröidyt henkilöt – Compass Me ry

Rekisterissä käsitellään seuraavien henkilöryhmien tietoja:

Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt – viranomaisten, yritysten ja muiden organisaatioiden edustajat, joiden kanssa Compass Me tekee yhteistyötä. Näiden tietojen käsittely alkaa vasta, kun yhteistyö on käynnistynyt ja tarpeelliset tiedot määritelty.

Jäsenet – henkilöt, jotka ovat liittyneet Compass Me -yhdistyksen jäseniksi.

Vapaaehtoiset – henkilöt, jotka osallistuvat Compass Me:n vapaaehtoistoimintaan.

Tapahtuma- ja koulutusosallistujat – henkilöt, jotka ilmoittautuvat Compass Me:n järjestämiin tapahtumiin, koulutuksiin tai verkkotilaisuuksiin.

Uutiskirjeen tilaajat – henkilöt, jotka ovat erikseen tilanneet Compass Me:n uutiskirjeen tai antaneet luvan ajankohtaisviestien lähettämiseen.

6. Kerättävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja, jotka kerätään jäseneksi liittymisen, vapaaehtoistoimintaan ilmoittautumisen, tapahtuma-/koulutusilmoittautumisen tai CV-rakennuspalvelun yhteydessä:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Kotikunta / Municipality or town
  • Ikäryhmä
  • Sukupuoli
  • Äidinkieli
  • Suomessa asumisaika
  • Nykyinen tilanne (esim. työssä, työtön työnhakija, opiskelija, yrittäjä, muu)
  • Kiinnostuksen kohteet Compass Me -toiminnassa
  • Yrittäjiltä: yrityksen toimiala ja muut itse ilmoitetut yritystiedot
  • Vapaaehtoisilta: kiinnostuksen kohteet ja mahdolliset erityistaidot
  • Lisätiedot ja toiveet (avoin kenttä, voidaan täyttää myös omalla äidinkielellä)

CV-palvelun yhteydessä kerättävät lisätiedot:

Mahdolliset muut ansioluetteloon sisällytettävät tiedot, jotka henkilö itse antaa

Valokuva (henkilön itsensä antamana)

Koulutustiedot (oppilaitos, tutkinto, valmistumisvuosi, mahdolliset lisä- ja täydennyskoulutukset)

Työhistoria (työnantajan nimi, tehtävänimike, työtehtävien kuvaus, työsuhteen alkamis- ja päättymisvuosi)

Taidot ja osaamisalueet

Kielitaito

Linkki tai viittaus haettavaan työpaikkaan (jos hakija antaa tiedon)

Idea tai ehdotus tarjottavasta toiminnasta/palvelusta (avoin kenttä)

7. Tietojen lähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään seuraavilla tavoilla:

  • Jäseneksi liittymislomakkeet
  • Tapahtuma-, koulutus- ja webinaari-ilmoittautumiset
  • Vapaaehtoistoimintaan ilmoittautumiset
  • CV-rakennuspalvelun lomakkeet, joissa henkilö antaa itse CV:n laatimiseen tarvittavat tiedot, valokuvat ja mahdolliset linkit työpaikkoihin
  • Henkilön oma yhteydenotto (esim. sähköpostitse, puhelimitse tai sosiaalisen median kautta)

Tietoja voidaan saada myös seuraavista lähteistä, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa:

Julkiset lähteet (esim. rekisteröidyn oma verkkosivu tai LinkedIn-profiili, jos henkilö itse ohjaa niihin)

Yhteistyökumppanit (esim. viranomaiset, yritykset, yhdistykset)

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei luovuttamiseen ole lakiin perustuvaa velvollisuutta.

Tietoja voidaan luovuttaa seuraavissa tapauksissa:

  • Yhteistyökumppaneille (esim. viranomaiset, yritykset, yhdistykset) silloin, kun se on välttämätöntä tapahtuman, koulutuksen tai palvelun toteuttamiseksi ja rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
  • Työnantajille CV-rakennuspalvelun yhteydessä, jos rekisteröity on nimenomaisesti pyytänyt ja antanut luvan tietojensa toimittamiseen hakemaansa työpaikkaan.
  • Palveluntarjoajille, jotka toimivat Compass Me:n lukuun (esim. sähköpostipalvelu, verkkosivualusta, pilvitallennus, lomakejärjestelmä). Näillä palveluntarjoajilla on pääsy tietoihin vain siinä määrin kuin se on palvelun tuottamiseksi välttämätöntä, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset sopimusvelvoitteet.

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain, jos siirrolle on asetuksen mukainen oikeusperuste (esim. Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet).

9. Tietojen säilytysaika ja hävittäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki edellyttää. Säilytysajat on määritelty seuraavasti:

Säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymisestä kirjanpitolain mukaisesti.

Jäsenrekisterin tiedot

Säilytetään jäsenyyden ajan ja enintään 6 kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen, jotta voidaan hoitaa jäsenyyden päättymiseen liittyvät asiat (esim. palautteet, mahdollinen uudelleen liittyminen lyhyen ajan sisällä).

Vapaaehtoisten tiedot

Säilytetään vapaaehtoistoiminnan ajan ja enintään 6 kuukautta toiminnan päättymisestä, ellei vapaaehtoinen anna lupaa pidempään säilytykseen tulevia tehtäviä varten.

Tapahtuma- ja koulutusosallistujien tiedot

Säilytetään enintään 6 kuukautta tapahtuman päättymisen jälkeen, ellei osallistuja anna lupaa pidempään säilytykseen (esim. jatkokoulutukset).

Uutiskirjeen tilaajien tiedot

Säilytetään niin kauan, kunnes tilaaja peruuttaa tilauksen.

CV-rakennuspalvelun tiedot

Säilytetään enintään 6 kuukautta CV:n valmistumisen jälkeen, ellei henkilö pyydä niiden poistamista aiemmin tai anna lupaa pidempään säilytykseen (esim. jatkotukea varten). Valokuvat poistetaan samassa aikataulussa.

Kirjanpitoon liittyvät tiedot (jäsenmaksut, palkkiot, ostolaskut)

Hävittäminen


Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan turvallisesti:

Jos tietoja käytetään tilastointiin tai tutkimukseen, ne anonymisoidaan niin, ettei yksittäistä henkilöä voida enää tunnistaa.

Sähköiset tiedot poistetaan pysyvästi käytössä olevista järjestelmistä ja varmuuskopioista.

Mahdolliset paperiaineistot tuhotaan tietoturvallisella tavalla (esim. silppuamalla tai tietoturvapalvelun kautta).

10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Compass Me ei tee automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeudellisia vaikutuksia rekisteröityihin henkilöihin.

Henkilötietoja voidaan käyttää palveluiden ja viestinnän kohdentamiseen, esimerkiksi:

  • tapahtuma- ja koulutuskutsujen kohdentaminen kiinnostuksen kohteiden perusteella
  • uutiskirjeiden sisällön mukauttaminen jäsenyyden, vapaaehtoistoiminnan tai osallistumishistorian perusteella

Tämä profilointi ei aiheuta rekisteröidylle merkittäviä oikeusvaikutuksia ja perustuu rekisteröidyn antamiin tietoihin ja suostumukseen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  1. Oikeus saada pääsy tietoihin
    • Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada kopio näistä tiedoista.
  2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
    • Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.
  3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
    • Oikeus pyytää tietojen poistamista, jos niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty, tai jos suostumus peruutetaan.
  4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn keskeyttämistä tietyissä tilanteissa (esim. tietojen paikkansapitävyyden tarkistuksen ajaksi).
  5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    • Oikeus saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
  6. Oikeus vastustaa käsittelyä
    • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai jos tietoja käytetään suoramarkkinointiin.
  7. Oikeus peruuttaa suostumus
    • Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, ilman että se vaikuttaa ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
  8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    • Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi voi olla yhteydessä rekisterinpitäjään tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

12. Tietojen suojaus

Rekisterin tiedot säilytetään sähköisessä muodossa järjestelmissä, jotka on suojattu teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.
Käytämme mm. seuraavia suojauskeinoja:

  • Käyttöoikeuksien rajaaminen vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen
  • Salasanojen ja monivaiheisen tunnistautumisen käyttö
  • Suojatut yhteydet (SSL/TLS) tietojen siirrossa
  • Palvelimien ja pilvipalveluiden tietoturvapäivitykset säännöllisesti
  • Vaitiolositoumus kaikilta, joilla on pääsy henkilötietoihin

Manuaalisia aineistoja ei säilytetä, ellei se ole välttämätöntä. Jos manuaalisia aineistoja syntyy (esim. paperilomakkeet), ne säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tietoturvallisesti, kun niitä ei enää tarvita.

13. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajat

Compass Me ei myy tai luovuta henkilötietoja ulkopuolisille kaupallisiin tarkoituksiin.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraavissa tilanteissa:

  1. Viranomaisyhteistyö
    • Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki velvoittaa tai jos se on välttämätöntä viranomaisyhteistyön toteuttamiseksi.
  2. Yhteistyöorganisaatiot ja palveluntuottajat
    • Tietoja voidaan luovuttaa Compass Me:n kanssa yhteistyötä tekeville organisaatioille tai alihankkijoille, jos se on välttämätöntä sovitun palvelun toteuttamiseksi (esim. tapahtumien järjestäjät, kouluttajat, CV-valmennuksen kumppanit).
    • Näissä tapauksissa vastaanottajat käsittelevät tietoja Compass Me:n ohjeiden mukaisesti eivätkä käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa.
  3. Uutiskirje- ja viestintäpalvelut
    • Tietoja voidaan siirtää teknisille palveluntarjoajille (esim. sähköpostijakelujärjestelmät) uutiskirjeiden ja tapahtumatiedotteiden lähettämistä varten.
  4. Tutkimus ja tilastointi
    • Henkilötietoja voidaan luovuttaa tutkimus- ja tilastointitarkoituksiin vain anonymisoidussa muodossa, jolloin yksittäistä henkilöä ei voida tunnistaa.

14. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tällä hetkellä Compass Me ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Jos tietoja tulevaisuudessa siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistamme, että siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja käyttäen tarvittavia suojatoimia, kuten:

  • EU:n komission antama päätös riittävästä tietosuojan tasosta vastaanottajamaassa, tai
  • EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet (SCC), tai
  • muut hyväksytyt suojamekanismit.